Comment savoir si un mail a été reçu et lu ? Les meilleures méthodes

Pourquoi vouloir suivre la réception et la lecture de vos emails ?

Qui n’a jamais envoyé un email important et attendu impatiemment une réponse, en se demandant si le destinataire l’avait bien reçu et lu ? Que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel, savoir si votre message est arrivé à bon port peut être crucial.

Voici quelques raisons courantes pour lesquelles on souhaite suivre ses emails :

S’assurer que des informations importantes ont bien été transmises
Relancer au bon moment un prospect ou un client
Vérifier qu’une candidature ou une demande a bien été reçue
Avoir une preuve de l’envoi en cas de litige

Heureusement, il existe aujourd’hui plusieurs méthodes pour lever le doute et savoir si votre email a été reçu et lu par son destinataire. Dans cet article, nous allons explorer en détail les différentes options à votre disposition, leurs avantages et inconvénients.

Les accusés de réception natifs : une première solution simple

La première méthode, la plus basique, consiste à utiliser les fonctionnalités d’accusé de réception intégrées à votre logiciel de messagerie. La plupart des services emails professionnels proposent cette option.

Demander un accusé de réception avec Outlook

Microsoft Outlook offre deux types d’accusés de réception :

L’accusé de réception : confirme que l’email a bien été remis dans la boîte de réception du destinataire
La confirmation de lecture : indique que l’email a été ouvert par le destinataire

Pour activer ces options dans Outlook :

1. Lors de la rédaction d’un nouvel email, cliquez sur l’onglet « Options »
2. Cochez la case « Demander un accusé de réception » et/ou « Demander une confirmation de lecture »
3. Envoyez votre email normalement

Vous recevrez ensuite une notification lorsque le message sera remis et/ou ouvert par le destinataire.

Utiliser les accusés de réception avec Gmail

Pour Gmail, la fonctionnalité d’accusé de réception n’est disponible que pour les comptes GSuite (maintenant Google Workspace) payants. Si vous avez un compte Gmail gratuit, cette option n’est malheureusement pas accessible.

Pour l’activer dans GSuite :

1. Connectez-vous à la console d’administration Google Workspace
2. Allez dans « Applications » puis « GSuite » et « Gmail »
3. Dans les paramètres utilisateurs, activez l’option « Permettre aux utilisateurs de demander des accusés de réception »

Une fois activée, vous pourrez demander des accusés de réception lors de l’envoi d’un email en cliquant sur « Plus d’options » puis « Demander un accusé de réception ».

Les limites des accusés de réception natifs

Si les accusés de réception intégrés peuvent sembler pratiques, ils présentent plusieurs inconvénients :

Fiabilité limitée : le destinataire peut refuser d’envoyer l’accusé
Fonctionnalité pas toujours disponible selon le service de messagerie
Intrusif : le destinataire voit que vous demandez un accusé
Pas d’informations détaillées sur l’ouverture du mail

Pour un suivi plus fiable et discret de vos emails, il existe heureusement des solutions plus avancées…

Les outils de tracking d’emails : une solution plus complète

Pour pallier les limites des accusés de réception classiques, de nombreuses extensions et logiciels de suivi des emails ont vu le jour ces dernières années. Ces outils permettent de suivre l’ouverture et la lecture de vos emails de manière invisible pour le destinataire.

Voici un aperçu des principales fonctionnalités offertes par ces solutions :

Notification en temps réel lorsqu’un email est ouvert
Suivi du nombre d’ouvertures et de la durée de lecture
Information sur l’appareil et la localisation du destinataire
Tracking des clics sur les liens dans l’email
Statistiques détaillées sur les taux d’ouverture

Ces outils s’intègrent généralement directement à votre messagerie (Gmail, Outlook…) sous forme d’extension ou de logiciel complémentaire.

Top 7 des meilleurs outils de tracking d’emails

Parmi les nombreuses solutions disponibles sur le marché, voici notre sélection des 7 meilleurs outils pour suivre l’ouverture de vos emails :

1. HubSpot Sales 🏆

Points forts :

Suivi en temps réel des ouvertures, clics et pièces jointes
Intégration CRM pour une gestion complète des relations clients
Fonctionne avec Gmail, GSuite, Outlook et Office 365
Version gratuite disponible

Prix : Gratuit à $50/mois selon les fonctionnalités

2. Hunter

Points forts :

Combinaison recherche d’emails + tracking
Extension pour navigateur simple d’utilisation
Idéal pour les professionnels du marketing et de la vente

Prix : Gratuit à $49/mois selon le volume

3. Streak

Points forts :

CRM complet intégré à Gmail
Analyses détaillées sur les appareils utilisés
Parfait pour les utilisateurs Gmail cherchant une solution tout-en-un

Prix : Gratuit à $49/utilisateur/mois

4. ContactMonkey

Points forts :

Notifications de bureau en temps réel
Intégration Salesforce
Compatible Outlook et Gmail

Prix : À partir de $10/utilisateur/mois

5. MixMax

Points forts :

Suivi détaillé incluant le nombre de lectures
Outils de vente et de planification inclus
Fonctionne avec Gmail et Google Inbox

Prix : Gratuit à $49/utilisateur/mois

6. Yesware

Points forts :

Alertes en temps réel pour chaque lecture
Informations sur l’interaction avec les pièces jointes
Compatible Gmail, GSuite et Office 365

Prix : À partir de $15/utilisateur/mois

7. Mailtrack

Points forts :

Extension gratuite pour Gmail
Interface simple et intuitive
Parfait pour un usage personnel ou les petites entreprises

Prix : Gratuit à $4,99/mois pour la version Pro

Avantages et inconvénients des outils de tracking

Avant de vous lancer dans l’utilisation d’un outil de tracking d’emails, il est important de bien peser le pour et le contre :

Avantages :

Suivi précis et fiable de l’ouverture des emails
Discret pour le destinataire
Informations détaillées sur la lecture du mail
Utile pour optimiser ses campagnes d’emailing

Inconvénients :

Peut être considéré comme intrusif d’un point de vue éthique
Risque de dépendance aux statistiques
Certains outils sont payants
Peut être bloqué par des logiciels anti-tracking

Quand utiliser le tracking d’emails ?

Le suivi des emails peut s’avérer très utile dans certains contextes, mais il ne faut pas en abuser. Voici quelques situations où le tracking est particulièrement pertinent :

Prospection commerciale : pour relancer au bon moment vos prospects
Service client : s’assurer que les réponses aux clients ont bien été lues
Recrutement : vérifier la réception des candidatures importantes
Marketing : analyser les performances de vos campagnes d’emailing

En revanche, évitez d’utiliser le tracking de manière systématique pour tous vos emails personnels, au risque de paraître intrusif.

Conseils pour un tracking d’emails efficace et éthique

Si vous décidez d’utiliser un outil de suivi des emails, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

Soyez transparent : informez vos contacts que vous utilisez un outil de tracking si nécessaire
Respectez la vie privée : n’abusez pas des informations récoltées
Choisissez le bon timing : n’utilisez le tracking que lorsque c’est vraiment pertinent
Combinez avec d’autres méthodes : le tracking ne remplace pas un bon suivi commercial
Restez humain : ne vous fiez pas uniquement aux statistiques pour communiquer

Alternatives au tracking d’emails

Si le tracking d’emails ne vous convient pas, il existe d’autres méthodes pour vous assurer qu’un message important a bien été reçu :

Demander une confirmation par retour de mail
Faire un suivi téléphonique
Utiliser des outils de messagerie instantanée (Slack, Teams…)
Envoyer en recommandé pour les documents vraiment cruciaux

L’important est de trouver la méthode qui convient le mieux à votre activité et à vos relations avec vos contacts.

Le futur du suivi des emails

Avec l’évolution des technologies et la prise de conscience croissante autour de la protection des données, le tracking d’emails est amené à évoluer :

Vers plus de transparence : les outils devront être plus clairs sur leur fonctionnement
Amélioration de la précision : grâce à l’intelligence artificielle notamment
Intégration poussée avec les CRM pour une vision client à 360°
Nouvelles réglementations possibles pour encadrer ces pratiques

Il est donc important de rester informé des évolutions dans ce domaine pour adapter vos pratiques.

Conclusion : choisissez la méthode adaptée à vos besoins

Savoir si un email a été reçu et lu peut s’avérer crucial dans de nombreuses situations. Heureusement, vous disposez aujourd’hui de plusieurs options :

Les accusés de réception natifs : simples mais limités
Les outils de tracking avancés : puissants mais à utiliser avec précaution
Les méthodes alternatives : plus traditionnelles mais parfois nécessaires

L’essentiel est de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins et à votre éthique professionnelle.

N’hésitez pas à tester différentes approches pour trouver celle qui vous convient. Et rappelez-vous : la technologie ne remplace pas une communication claire et respectueuse avec vos contacts ! 🤝

Maintenant que vous maîtrisez toutes les ficelles du suivi des emails, à vous de jouer pour optimiser vos communications ! 💪